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GESTIÓN DE TAREAS EN LA OFICINA.

Actualizado: 5 jul 2023



La gestión de las tareas en el trabajo es un elemento crucial para la productividad y el éxito en el ámbito laboral. Este es un proceso que nos permite realizar la priorización de actividades y entender cada una de las etapas de principio a fin, así como delegar las tareas en el equipo y finalmente definir los plazos de entrega, para asegurar de que todo se cumpla en el tiempo acordado.


Algunas estrategias prácticas para una gestión efectiva de tareas incluyen:

  • Utilizar listas de tareas o herramientas de gestión de proyectos.

  • Establecer plazos realistas y adherirse a ellos.

  • Priorizar las tareas según su importancia y urgencia.

  • Eliminar o delegar tareas no esenciales.

  • Utilizar técnicas de gestión del tiempo, como la técnica Pomodoro o la matriz de Eisenhower.

La matriz Eisenhower es una herramienta de gestión que nos da una orientación del proceso de planificación de tareas, el cual nos permite liberar tiempo y esfuerzo, sobre aquellas tareas que no contribuyen a los objetivos propuestos y se enfoca a las tareas principales y necesarias. Los cuadrantes a considerar son los siguientes:

  1. Tareas que por su relevancia o impacto en la gestión de objetivos propuestos, deben ser ejecutadas en un plazo inmediato.

  2. Tareas que contribuyen significativamente en la gestión y objetivos propuestos, su identificación oportuna, permite planificar su ejecución y cumplimiento.

  3. Tareas que no contribuyen significativamente en la gestión y objetivos propuestos, pero deben ser efectuadas, estas tareas pueden ser delegadas para su ejecución.

  4. Tareas que no contribuyen en la gestión, ni en los objetivos propuestos, el mantenerlas puede desviar nuestra atención y esfuerzo del objetivo propuesto, estas tareas deben eliminarse o postergarse.


¿Cómo puedo apoyarme?

Hoy en día los equipos de cómputo y equipos móviles de telefonía, son aquellos que se utilizan como un medio indispensable para nuestra comunicación y consulta de información, ya que permiten mantener una mayor flexibilidad para realizar las labores en cualquier momento y en cualquier lugar, facilitando el desglose del trabajo, así como la asignación de responsabilidades definidas, para optimizar el logro de objetivos.




Aplicaciones

Existen diferentes aplicaciones que te permiten mantener la recopilación de tareas, así como el seguimiento por prioridad, revisión y ejecución. Para este caso comentaremos sobre dos aplicaciones básicas que nos apoyarán en mantener este seguimiento.

Outlook

Permite realizar la creación y asignación de tareas, así como mantener su administración hasta que esta sea completada. Para asignar una tarea, primero debe crearla y, posteriormente enviarla como una solicitud de tarea a alguien. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el propietario temporal de la tarea. Esta persona puede rechazar la tarea, aceptarla o asignarla a otra persona. Si se rechaza la tarea, se le devuelve.


Google task

Permite mantener el seguimiento de tus tareas en tu teléfono o equipo de cómputo. Administra, crea y edita tareas en cualquier lugar y momento donde te encuentres, con tareas pendientes que se sincronizan en todos los dispositivos. Las integraciones con Gmail y el Calendario de Google te ayudan a gestionar las tareas más rápido.



Realizar tareas y cumplir con tus actividades es importante, pero, que mejor hacerlo en orden de importancia. Este blog te ayudó a entender un poco, el cómo puedes tener un mejor control de ti, y tu plan de trabajo. Imagina llevarlo a nivel de proyectos, aún mas grandes. Sigue pendiente de los siguientes blogs, para conocer más herramientas.




Escrito por:

GRUPO NACH


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